Hoofdpijndossier: een disfunctionerende medewerker, wat nu?

Hoofdpijndossier
Soms is er een mismatch tussen een werknemer en werkgever. Dat kan direct opvallen, maar ook later aan het licht komen. Soms kunnen er ook externe factoren een rol spelen bij het disfunctioneren. Welke oorzaak dan ook, het is een hele lastige kwestie. Voor werkgever, maar ook voor de werknemer.
Everybody Groep, de all-in partner op het gebied van werk en gezondheid, beschikt over veel ervaring en expertise op dit gebied. Wij helpen werkgevers én werknemers met op maat gemaakte pakketten: Andersom Denken, Van Werk naar Werk en arbeidscontractovername. In dit artikel willen u graag handvatten aanreiken om ‘disfunctioneren’ binnen uw bedrijf bespreekbaar te maken.

Wat is disfunctioneren?

Formeel gaat het erom, dat de prestaties van de werknemer niet voldoen aan de verwachtingen die de werkgever daarvan heeft. Het gaat hier dan wel om verwachtingen, die een werkgever in alle redelijkheid kan stellen. Conform de functieomschrijving en takenpakket, die bij de aanstelling horen. Een werkgever moet dus wel ervoor zorgen, dat de werknemer exact weet er van hem/haar verwacht wordt. Dat moet niet alleen mondeling, maar ook schriftelijk vastgelegd zijn.
Juridisch gezien ligt de ‘bewijslast’ bij de werkgever, die bovendien de werknemer ook tijdig moet informeren dat hij/zij disfunctioneert. Daarnaast moet de werknemer ook voldoende in de gelegenheid worden gesteld om zichzelf te verbeteren. Functioneert de werknemer onverhoopt nog steeds onvoldoende, dan kan de werkgever – na zorgvuldige dossieropbouw – overgaan tot ontslag. Deze maatregel moet echt als laatste optie gebruikt worden, anders kan de kantonrechter het ontslag onredelijk achten en nietig verklaren.
De kantonrechter zal vooral beoordelen of werkgever zich genoeg heeft ingespannen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Is er een volledig dossier, is het disfunctioneren duidelijk aanwijsbaar en heeft de werknemer de kans gekregen om beter te functioneren?

Dossier

Zonder dossier staat de werkgever kansloos voor de rechter, want het disfunctioneren moet gedocumenteerd zijn. Dit maakt de conclusie ‘disfunctioneren’ voldoende aannemelijk.
Het personeelsdossier kan uitgebreid worden tot een ontslagdossier. Dit dossier moet bevatten:
–  arbeidsovereenkomst
– duidelijke functie- en taakomschrijving
– rapportages van beoordelings- en functioneringsgesprekken
– bewijsstukken van disfunctioneren, zoals e-mails of schriftelijke klachten
– verbeterplan voor werknemer om disfunctioneren tegen te gaan, inclusief verslagen en evaluaties.
Laatstgenoemde items moeten ook mede-ondertekend zijn door de werknemer, als bewijs dat hij/zij hiervan kennis heeft genomen.
Promoties of disciplinaire maatregelen in het verleden moeten ook in het dossier vermeld staan.

Kans op verbetering

Goed werkgeverschap houdt ook in, dat een werkgever aan een disfunctionerende werknemer de kans biedt om het tij te keren. Er moet een concreet verbetertraject worden opgestart, waarbij de werknemer voldoende gelegenheid én een reële kans om zich te verbeteren.
De duur van dit verbetertraject is minimaal 3 tot 6 maanden, afhankelijk van de aard van disfunctioneren en de lengte van het dienstverband. 

Hoe kun je een verbetertraject zo optimaal mogelijk starten?

1)     Ga het gesprek aan met de werknemer over het disfunctioneren én over het verbetertraject
Zoals eerder vermeld: stel de werknemer tijdig en duidelijk op de hoogte van zijn/haar disfunctioneren. Misschien heeft de werknemer (tijdelijk) problemen in zijn/haar privéleven? Misschien heeft de werknemer gezondheidsproblemen? Of zit de werknemer niet meer op zijn/haar plek in uw organisatie?
Tijdens het gesprek kunt u, als werkgever, wat er niet goed gaat en wat de werknemer moet doen om dit te verbeteren. Laat ruimte voor de werknemer om te reageren, zodat u kunt nagaan: is het disfunctioneren wel of niet van tijdelijke aard? Hierna besluit u om wel/niet over te gaan tot een verbetertraject met als uiterste middel: ontslag.
2)     Stel een praktisch verbeterplan op
In het verbeterplan stelt u samen met de werknemer duidelijke en realistische afspraken op. Deze afspraken en gestelde doelen moeten zo objectief en meetbaar mogelijk zijn. Zowel werkgever als werknemer moeten dit plan ondertekenen.
De inhoud van het verbeterplan bestaat uit:

  • Introductietekst over de aanleiding en het einddoel van het verbeterplan.
    De werknemer krijgt een laatste kans om zich te verbeteren en te voldoen aan de gestelde functie eisen.
  • Duidelijke, zakelijk omschrijving van het disfunctioneren. Gekoppeld aan benoemen van ‘wat moet de werknemer exact verbeteren?’
    Ter voorkoming van misverstanden of misinterpretatie: vermeld een aantal concrete voorbeelden.
  • Het traject. Afhankelijk van het type disfunctioneren kan het variëren van een cursus, training, tijdelijke begeleiding of coaching.
    Als u in een open en eerlijk gesprek de werknemer bij het ‘probleem’ betrekt, dan kan de werknemer wellicht ook werkbare oplossingen aandragen.
  • Duur van het traject. Dit hangt ook af van de mate van disfunctioneren, maar ook van de persoonlijke situatie van de werknemer. Denk dan aan aantal dienstjaren, leeftijd en opleidingsniveau.
  • De evaluatie, zowel tussentijdse evaluaties als eindevaluatie. Met deze tussentijdse evaluaties kunnen beide partijen de voortgang  bespreken en toetsen. Het is essentieel dat deze evaluaties schriftelijk worden vastgelegd.
  • Wat als? In het dossier moeten ook de consequenties vermeld staan, als afspraken niet nagekomen worden en als de werknemer zijn/haar functioneren niet kan verbeteren.
    Voor werkgever én werknemer moeten de consequenties glashelder zijn.
    Naast ontslag bestaan er ook andere opties zoals herplaatsing binnen de organisatie of een externe detacheringstraject.Elke werkgever heeft te maken met ‘hoofdpijndossiers’. U weet als geen ander, dat lastige kwesties, ten koste kunnen gaan van de bedrijfsvoering en de werksfeer. Everybody Groep kan u op het gebied van ‘hoofdpijndossiers’ ontzorgen: van arboarts, re-integratiecoach, leefstijlcoach tot en met arbeidscontractovername. Van preventie tot en met (na)zorg, zodat u op vitale en productieve werknemers kunt bouwen.

Meer informatie?
www.everybodygroep.nl/andersom
www.everybodygroep.nl/werk/
info@everybodygroep.nl
088-246 04 04

Facebook
Twitter
LinkedIn

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.